บทความ

ทำ report เสนอนาย หาข้อมูลเยอะมาก นายไม่สนใจ ทำอย่างไร ?

 
วันนี้เราจะมาคุยในหัวข้อที่หลายคนเจอและบ่นเหลือเกิน นั่นก็คือทำรายงาน (Report) เสนอผู้บริหารแทบตาย เหนื่อยมาก หนักมาก นายไม่ดู ไม่อ่าน ไม่สนใจ ทำอย่างไรดี? ทุกคนคงเจอข้อสงสัยและปัญหาต่อไปนี้  
ต้องรับผิดชอบงานประจำที่มีเนื้องานเยอะอยู่แล้ว แต่ว่านายให้ทำรายงานเสนอเพื่ออนุมัติ จึงต้องไปหาข้อมูลมากมายเต็มไปหมด ไม่รู้ว่าแค่ไหนถึงจะพอใจนาย
บางครั้งก็เสนอหัวหน้าในที่ประชุม นายเหมือนนิมิตรได้ ไม่เคยลงหน้างาน แต่สามารถชี้ตำหนิเราเป็นจุดๆ อันนี้ไม่ใช่ อันนั้นไม่โดน ไม่ออกมาหน้างานแต่ตำหนิเราได้อย่างไร   
ทำงานออกมาเยอะแต่ว่าไม่ตรงใจนายเสียที เสนออะไรก็ไม่ตรงใจ ให้กลับไปทำใหม่ แล้วตกลงนายต้องการอะไรกันแน่? ทำเท่าไหร่ถึงจะโดนใจนาย? 
 
ใครเคยมีปัญหาแบบนี้ วันนี้เรามีวิธีแก้ไข ทั้งในมุมของคนที่ต้องทำรายงานและคนที่ต้องตรวจรายงาน เราควรเข้าใจในมุมของผู้บริหารว่าเขาถือหลายหมวด รับผิดชอบหลายอย่าง และเราเองคือผู้ที่เขารบกวนให้ทำเรื่องนั้นเรื่องนี้ให้ ยกตัวอย่างง่ายๆด้วยข้าวเหนียวมะม่วง ในข้าวเหนียวมะม่วงมีอะไรบ้าง? ก็จะมีข้าวเหนียว มะม่วง กะทิ และถั่วโรย รวมส่วนประกอบทั้งหมด 4 อย่าง ซึ่งเป็นไปได้ว่าบางทีเวลาที่เจ้านายสั่งงาน เขาอาจจะไม่ได้บอกเราทั้งหมด หัวหน้าอาจจะบอกให้เราไปหามะม่วงมาให้หน่อย เราก็จะไปหามะม่วงที่ดีที่สุดเท่าที่เราจะหามาได้ ซื้อมา และเอามาเสิร์ฟให้กับนาย
แต่ปรากฏว่าในความเป็นจริงแล้วมันยังไม่พอ กลายเป็นว่าเจ้านายยังหาข้าวเหนียวไมได้ หัวหน้าอาจจะบอกคุณว่า คุณทำเก่งมาก มะม่วงที่หามานั้นดีที่สุดเท่าที่จะหามาได้ ช่วยไปหาข้าวเหนียวมาเพิ่มหน่อยได้ไหม? ไหนๆก็ไหนๆแล้ว ไปหากะทิมาด้วยละกัน เราไม่ได้บอกว่าเจ้านายใช้ไม่รู้จักจบจักสิ้น แต่ถ้าหากว่าเราเข้าใจว่าจริงๆแล้วนายต้องการข้าวเหนียวมะม่วงตั้งแต่แรก มันอาจจะเป็นไปได้ว่าตอนที่เราไปสอยมะม่วงมา กลับมาระหว่างทางที่เราเจอข้าวเหนียว เราก็แวะซื้อเลย ดังนั้นถ้าเราเข้าใจบริบทของผู้บริหารในเชิงลึกมากขึ้น เราก็จะสามารถทำความเข้าใจกับเนื้องานของเราได้มากขึ้น ความทุกข์ตรงนี้ก็จะลดลงไป ดังนั้นเวลาที่เรารับโจทย์จากนายมานั้น อันดับแรกเลยคือต้องถามนายก่อนว่าอยากได้แบบไหน หน้าตาเป็นอย่างไร เอาไปทำอะไร? เอาไปกินเปล่าๆหรือเอาไปทำข้าวเหนียวมะม่วง หรือเอาไปทำมะม่วงกวน มะม่วงปั่น?
หลายๆคนก็เจอปัญหานายขึ้นอารมณ์ใส่ ซึ่งเป็นไปได้เพราะว่าเวลาที่หน้างานไม่เป็นไปตามที่ต้องการ คนเราก็จะมีอารมณ์ขึ้นกันบ้างเป็นเรื่องธรรมดา แต่ว่าอยากให้แบ่งแยกระหว่างข้อมูลข้อเท็จจริง (Fact) และเรื่องของความรู้สึก (Emotion)  หากคุณสามารถแยกข้อเท็จจริง กับความรู้สึก ออกได้การทำงานก็จะไม่มีปัญหา หลายคนอาจบอกว่า เจ้านายสั่งไม่ละเอียด ถ้าอยากได้ข้าวเหนียวมะม่วงก็บอกมาสิว่าจะเอาข้าวเหนียวมะม่วง  เราจึงนำเคล็ดลับสุดกระชับ “3P ที่เจ้านายอนุมัติแน่นอน” มาบอก หากคุณมี 3 อย่างนี้ ให้ตายอย่างไรนายก็อนุมัติ 
 
1. Planning หรือ ภาพใหญ่
คุณต้องมี Planning หรือภาพกว้าง ภาพใหญ่ เหมือนอย่างที่ได้บอกไปเมื่อกี้ เรารู้ก่อนไหมว่าเอามะม่วงมา จริงๆแล้วหัวหน้าอยากได้อะไรและจะเอาไปทำอะไร? ถ้าหากเราคุยกับหัวหน้าตั้งแต่แรกและทราบว่าหัวหน้าอยากได้ข้าวเหนียวมะม่วง เราก็จะทราบว่าว่ามะม่วงในตลาดนั้นมีกี่แบบ เขียวเสวย อกร่อง น้ำดอกไม้ อันไหนเหมาะที่จะทำข้าวเหนียวมะม่วงที่สุด คุณก็จะทราบว่ามะม่วงน้ำดอกไม้นั้นเป็นมะม่วงที่เหมาะสำหรับงานของนายมากที่สุด เราก็สามารถนำเสนอข้อมูลได้ว่าน้ำดอกไม้ราคาเท่านี้ ตอนนี้เป็นฤดูกาลของมัน หากใช้พันธุ์นี้น่าจะดีที่สุด ซึ่งก็จะทำให้การอนุมัตินั้นง่ายขึ้น แต่ถ้าหากว่าเราไม่ทราบจุดประสงค์ เลือกมะม่วงที่คิดว่าอร่อยที่สุดในมุมมองของตัวเอง จะมีความเป็นไปได้สูงมากที่เจ้านายจะไม่อนุมัติ เพราะเราไม่เข้าใจในภายเดียวกันกับเขา 
สรุปแล้วคุณต้องมีนิสัยกระตือรือร้นและเริ่มต้นทำก่อน (Proactive) ถามนายหน่อย บางคนอาจจะบอกว่าเจ้านายเองที่บอกไม่ครบจึงทำได้ไม่ถูกใจเสียที นายจะเป็นอย่างไรก็แล้วแต่ แต่เปลี่ยนและแก้ที่ตัวเราดีกว่า ทุกครั้งที่รับงานจากเจ้านายในการทำรายงาน (Report) ให้ลองฝึกถามทุกครั้งว่าจะเอาไปทำอะไร? ใช้แบบไหน? เพราะเราสามารถควบคุมตัวเองได้แต่ไม่สามารถควบคุมเจ้านายได้ บางครั้งก็มีเจ้านายหลายคน ดังนั้นจึงดีกว่าที่เราจะหันมาฝึกตนเอง เพราะผู้ที่จะสามารถเติบโตในองค์กรต้องเป็นผู้ที่สามารถเข้าใจภาพใหญ่

2. Processing หรือ ประมวลผล 
ยกตัวอย่างให้เนภาพง่ายๆ เช่น เวลาที่เราไปทานราเม็น บางท่านชอบทานไข่ ก็จะโฟกัสไปที่ไข่ ไข่เป็นอย่างไร? ออนเซ็นไหม? ไข่แดงเยิ้มหรือเปล่า? สิ่งนึ้เรียกว่า “Key Message” หรือ “หัวใจสำคัญ” คือสิ่งที่ผู้บริหารอยากจะได้ยินก่อน ไม่ว่าเราจะทำอะไรก็ตาม เราควรเข้าใจในเรื่องราวและมีลำดับการเล่าเรื่องว่าสิ่งไหนนั้นสำคัญสำหรับเขา สื่งที่ควรจำและนำไปใช่บ่อยๆคือ
Must Know, Should Know และ Nice to Know (สิ่งที่ต้องรู้ ควรรู้ และรู้ไว้ก็ดี)
หมายความว่า ในเนื้อหา 100% ของคุณทั้งหมดนั้น คุณแยกออกไหมว่าอะไรคือไข่แดงหรือ Key Message  เช่น เวลาดูหนังเรื่องไททานิค (Titanic) อะไรคือจุดไคลแม็กซ์? บางคนอาจจะคิดถึงฉากโรแมนติกที่หัวเรือ บางท่านก็อาจจะคิดถึงฉากพลอดรักในรถ 
  ในหนัง 1 เรื่องจะมีจุดไคลแม็กซ์ ไม่ต่างกับการนำเสนอรายงานของคุณ อะไรคือไคลแม็กซ์สำหรับผู้บริหาร? บางสิ่งนั้นอาจเป็นไคลแม็กซ์ของเรา แต่ว่าไม่ใช่สำหรับผู้บริหารเสมอไป เราจึงต้องรู้จริตของผู้บริหารว่าต้องการอะไร เช่น ผู้บริหารต้องการผลลัพธ์ (Result) แต่ถ้าหากเราเป็นคนที่เน้นนำเสนอเกี่ยวกับวิธีการจัดซื้อ ผู้บริหารก็คงไม่อยากฟัง เพราะเขาต้องการทราบว่าผลิตออกมาแล้วคุณภาพดีไหม ราคาเท่าไหร่ ส่งมอบทันหรือเปล่า สิ่งเหล่านี้คือไข่แดงของผู้บริหาร 
การนำเสนอนั้นไม่ควรเกิน 3 นาที
คุณจะใช้กี่สไลด์ก็ได้แต่อย่าเกิน 3 นาที แล้ว 3 นาทีสำคัญอย่างไร? คนเราไม่สามารถอดทนรอมาม่าเกิน 3 นาทีได้ฉันใด เวลานำเสนอรายงานก็ไม่ควนเกิน 3 นาทีฉันนั้น ถ้าคุณสามารถควบคุมการนำเสนอได้ภายใน 3 นาที เรียงลำดับการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรนายก็อนุมัติ 

 
3. Presenting หรือ ทักษะในการนำเสนอ 
หลายท่านคงเคยทานสปาเกตตี้ สมมติกว่าสปาเกตตี้ที่ขายข้างทาง แม้ว่าจะอร่อยมาก ราคาก็จะอยู่ที่ประมาณ 40 – 50 บาท เมื่อเปรียบเทียบกับสปาเกตตี้ที่เราไม่รู้ด้วยซ้ำว่าอร่อยไหม แต่ว่าขายในร้านอาหารอิตาลี จานสวยปีกกว้างๆ ราคาก็จะอยู่ที่ประมาณ 200 กว่าบาท นั่นคือมูลค่าของ Presenting หรือการนำเสนอ 
ต่อให้คุณมีเนื้อหาที่ดีแค่ไหน มีมะม่วง มีไข่แดง ที่อร่อยแค่ไหน แต่ถ้าจัดหน้าจานไม่ถูกใจ เจ้านายก็ไม่อนุมัติ เพราะวันหนึ่งๆเจ้านายต้องอ่านเอกสาร 20 – 30 ฉบับ ไม่ได้มีแค่เราคนเดียว ทำอย่างไรให้นายเห็นแวบแรกแล้วอยากกิน ยกตัวอย่างเช่น เอกสารอะไรก็ตามที่มีตัวอักษร (Text) เยอะๆ เหมือนเอกสารราชการ เราก็ไม่อยากอ่านตั้งแต่แรกแล้ว เราจึงควรพยายามทำให้อ่านง่าย โดยสามารถนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ได้เลย 
 
3.1 เปลี่ยนตัวอักษรเป็นชาร์ต กราฟ หรือตารางแทน 
 
3.2 ใช้รูปแบบตัวอักษร (Font) ที่ตัวค่อนข้างใหญ่และอ่านง่าย
 
3.3 รวบคำหรือจัดหน้าให้กระชับ 
เพียงเท่านี้คุณก็สามารถทำเอกสารให้น่าสนใจได้แล้ว 
 
ดังนั้นอย่าลืม 3P ที่เจ้านายอนุมัติแน่นอน คือ Planning เห็นภาพกว้างภาพใหญ่ คิดแบบกระตือรือร้นและเริ่มต้นก่อน อย่ามองว่าจุดประสงค์คือหาแค่มะม่วง แต่ต้องรู้ว่ามะม่วงนั้นเอาไปทำอะไร Processing หรือประมวลผล เพื่อเลือกว่าอะไรคือไข่แดงหรือหัวใจสำคัญของการนำเสนอครั้งนี้ รวมไปถึงการจัดลำดับ อะไรควรอยู่หน้า กลาง และท้าย Presenting หรือ ทักษะการนำเสนอ นำเนื้อหาและข้อความมาจัดหน้าตาใหม่ให้นำเสนอง่าย ดูสะดวก เพื่อให้สิ่งคุณเตรียมมาสามารถถูกส่งมอบให้ผู้บริหารได้อย่างมีคุณค่า

บทความดีๆ

ทำ report เสนอนาย หาข้อมูลเยอะมาก นายไม่สนใจ ทำอย่างไร ? วันนี้เราจะมาคุยในหัวข้อที่หลายคนเจอและบ่นเหลือเกิน นั่นก็คือทำรายงาน (Report) เสนอผู้บริหารแทบตาย เหนื่อยมาก หนักมาก นายไม่ดู ไม่อ่าน ไม   ทำ report เสนอนาย หาข้อมูลเยอะมาก นายไม่สนใจ ทำอย่างไร ? วันนี้เราจะมาคุยในหัวข้อที่หลายคนเจอและบ่นเหลือเกิน นั่นก็คือทำรายงาน (Report) เสนอผู้บริหารแทบตาย เหนื่อยมาก หนักมาก นายไม่ดู ไม่อ่าน ไม   ทำ report เสนอนาย หาข้อมูลเยอะมาก นายไม่สนใจ ทำอย่างไร ? วันนี้เราจะมาคุยในหัวข้อที่หลายคนเจอและบ่นเหลือเกิน นั่นก็คือทำรายงาน (Report) เสนอผู้บริหารแทบตาย เหนื่อยมาก หนักมาก นายไม่ดู ไม่อ่าน ไม