หยิบต้นชนปลายไม่ถูก ไม่มีใครรู้เลยว่าต้องทำอะไร? ต้องมีทักษะอะไรบ้าง? เพื่อช่วยให้ตนเองสามารถบริหารทั้งทีม บริหารทั้งงานให้ออกมาสำเร็จตามเป้าหมายที่องค์กรคาดหวัง ท่ามกลางวิกฤติความเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจยุคใหม่
1. Goal Setting
ทักษะการตั้งเป้าหมายเป็นทักษะแรก ๆ ที่หัวหน้ามือใหม่ต้องมีและต้องทำให้ดี เพราะเป้าหมายที่ดีและชัดเจนช่วยให้คนทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ องค์กรก็ได้ประโยชน์ โดยการตั้งเป้าหมายให้บรรลุวัตถุประสงค์ต้องประกอบด้วย 3 ปัจจัย ดังนี้
- ตัวชี้วัด(Measure)
- เป้าหมาย(Target)
- ระยะเวลา(Time)
2. Communication
ทักษะการสื่อสารคือทักษะทั่วไปที่ใครก็รู้จัก แต่สำหรับหัวหน้ามือใหม่ การสื่อสารต้องมีวัตถุประสงค์ สื่อสารเพื่ออะไร ลักษณะนิสัยของคู่สนทนาเป็นอย่างไร จะใช่สื่ออะไร ช่องไหนในการสื่อสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด รวมทั้งการสื่อสารทางร่างกาย การเขียน การตั้งคำถามและการรับฟัง
3. Coaching
ทักษะโค้ชชิ่ง จะช่วยให้หัวหน้ามือใหม่สร้างคนเก่ง เปลี่ยนแปลงลูกทีมให้เป็นไปตามที่หัวหน้าต้องการ โดยหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่หัวหน้าสามารถนำไปใช้ได้ทันทีคือ “3C”
- Communicate – บอกเป้าหมายที่คาดหวัง เอ่ยปากขอความช่วยเหลือ
- Clarify – ค้นหาสาเหตุปัญหาและชวนคิดหาทางออก
- Commitment – สรุปแนวทางที่จะทำให้ชัด กำหนดวันและติดตามผล
4. One on one skill (Constructive Feedback)
ทักษะ one on one และการให้ฟีดแบ็กกับลูกทีมอย่างสร้างสรรค์ เป็นอีกหนึ่งเรื่องยากที่หัวหน้ามือใหม่ไม่อยากทำเพราะกลัวขัดแย้งกับลูกน้อง แต่การละเลย ปล่อยให้ลูกน้องมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้เกิดเรื่องร้ายแรงได้ หัวหน้าจึงต้องมีเครื่องมือ 2W 3W เพื่อสังเกตพฤติกรรมที่เหมาะและไม่เหมาะ จากนั้นส่งเสริมหรือแนะนำพฤติกรรมเหล่านั้นของลูกทีมให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป
5. Empowerment & Delegation
หัวหน้าต้องรู้ให้ได้ว่าแรงจูงใจในการทำงานของลูกทีมแต่ละคนเกิดจากอะไร พยายามทำให้เขาเชื่อมั่นและรักในงานที่เขาทำให้ได้ จากนั้นจึงมอบหมายงานให้ แต่การมอบงานไม่ใช่การผลักภาระหน้าที่ เป้าหมายของการมอบงานคือต้องทำให้ลูกน้องพัฒนาขึ้น เก่งขึ้น
6. Effective Meetings
ประชุมทั้งวัน งานพัง เป้าหมายไม่สำเร็จ หัวหน้าก็เสี่ยงล้มเหลว ทักษะการนัดหมายประชุมให้มีประสิทธิภาพจึงเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่หัวหน้ามือใหม่ต้องมี เริ่มจากสร้าง Agenda ให้ชัดเจน คัดเลือกคนเข้าประชุมเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง พยายามกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมสนใจอยู่ตลอดเวลาและทำ Action Plan ที่ระบุหน้าที่ เนื้องาน ความรับผิดชอบอย่างละเอียด
7. Executive Presentation
หากหัวหน้ามือใหม่ไม่สามารถนำเสนอผลงานหรือสื่อสารกับผู้บริหารได้ อาจถูกมองว่าไม่มืออาชีพ ทำผลงานไม่ได้ แต่ทักษะนี้ไม่ใช่เรื่องยากและสร้างได้ เพียงหัวหน้าต้องเข้าใจสไตล์ของผู้บริหารก่อนว่าเป็นเสพข้อมูลประเภทไหน จากนั้นนำเสนอโดยคำนึงถึง 3 หลักดังนี้
- Storytelling – แชร์ประสบการณ์หรือบทเรียนที่ได้รับที่สร้างประโยชน์ต่อองค์กร
- Data Visualization – แปลงข้อมูล ตัวเลข สถิติเป็นภาพที่ดูแล้วเข้าใจง่าย
- Emotional Intelligence – เข้าใจอารมณ์ตัวเองและผู้รับฟังเพื่อสร้างความสัมพันธ์เชิงบวก
8. Time & Priorities Management
งานเพิ่มขึ้น ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบก็สูงขึ้น แต่เวลาเท่าเดิม! หัวหน้ามือใหม่จึงต้องมีทักษะในการจัดการบริหารเวลาและเรียงลำดับความสำคัญของงานให้ได้ โดยใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น Eat that frog technique ที่ให้เราเลือกทำงานที่ยากที่สุดก่อ
9. Problem Solving
ทักษะการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรแก้ไขปัญหามากมายที่แสนวุ่นวายได้ในระยะยาว ไม่กลับมาเกิดขึ้นอีก มีหลายวิธีที่ช่วยให้หัวหน้าคิดแก้ปัญหาได้ เช่น 5 Why? การตั้งคำถามกับปัญหาเจาะลึกลงไปถึง 5 ครั้ง เพื่อพบต้นตอปัญหาที่แท้จริง หรือค่อย ๆ ถอดกระบวนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อค้นพบสาเหตุปัญหาแล้วจัดการแก้ไข