คงปฎิเสธไม่ได้ว่า โลกธุรกิจยุคใหม่นั้นถูกขับเคลื่อนไปด้วยเทคโนโลยีเป็นส่วนใหญ่ เพราะ ภายหลังจากที่เกิดสภาวะวิกฤติ Covid-19 จึงทำให้หลายองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนเริ่มปรับตัวเข้าสู่ “โหมดออนไลน์เต็มตัว” ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงาน การประชุม หรือ การประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กัน คือ แนวทางการสร้างความสัมพันธ์
ปัญหาที่หลายองค์กรกำลังประสบเมื่อต้องปรับตัวเข้าสู่โหมดการทำงานแบบออนไลน์เต็มรูปแบบ คือ ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานด้วยกัน หรือ พนักงานกับลูกค้า มีประสิทธิภาพที่ลดลงไปอย่างมากจนน่ากังวล อาจเป็นเพราะ เรื่องความห่างไกลของกันและกัน หรือปัญหาด้านการปรับตัว ถึงแม้ว่า ปัจจุบันจะเกิดเทคโนโลยีอย่าง Online Virtual ที่เป็นการสร้างบรรยากาศการประชุมงาน หรือการจัดกิจกรรมต่าง ๆ รูปแบบออนไลน์ ที่เสมือนอยู่ด้วยกันจริง ๆ
ข้อมูลที่สนใจจากนิตยสาร Forbes ที่เผยแพร่ในหัวข้อ 14 Smart Ways To Build Rapport With Prospects Remotely ที่ว่าด้วยเรื่องของ แนวทางการสร้างความสัมพันธ์ (Build Rapport) กับการทำงานในรูปแบบออนไลน์ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่ง Beyond Training ได้คัดเลือกมา 5 แนวทางที่เหมาะสมกับการนำไปปรับใช้กับองค์กรธุรกิจของไทย ดังต่อไปนี้
1. Share The Human Side Of Your Story
ในบทบาทของเพื่อนร่วมงาน การแบ่งปันเรื่องราวต่าง ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พบเจอในชีวิตประจำวันหรือเรื่องราวที่มีความลึกซึ้ง จะช่วยให้ความสัมพันธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงานแน่นแฟ้นมากขึ้น และแม้จะอยู่ไกลกันมากแค่ไหน หรือต้องสื่อสารผ่านเทคโนโลยีออนไลน์ ก็จะไม่เป็นอุปสรรคต่อการสร้างความสัมพันธ์อีกต่อไป
2. Balance Empathy With Urgency
ประสบการณ์การทำงานรูปแบบออนไลน์เต็มรูปแบบของแต่ละองค์กรอาจจะมีไม่เท่ากัน บ้างก็ปรับตัวได้อย่างไหลลื่น แต่ในทางกลับกัน หลายองค์กรกำลังประสบปัญหาด้านการปรับตัวอยู่ อย่างเช่น เมื่อพบเจอเหตุการณ์ที่ต้องประชุมงานออนไลน์กับเพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า หากคุณเป็นผู้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี คุณต้องมีความเข้าใจหรือเห็นอกเห็นใจ (Empathy) กับผู้อื่น ที่อาจไม่ได้เชี่ยวชาญเท่าคุณ หรือจะเป็นเรื่องการให้คำปรึกษาต่อผู้อื่นเกี่ยวกับปัญหาการปรับตัวสอดรับความเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ ซึ่งสิ่งเหล่านี้นับเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ด้วยการเห็นอกเห็นใจและแลกเปลี่ยนประสบการณ์ซึ่งกันและกัน
3. Take A ‘Human First , Business Second ‘ Approach
สิ่งที่ต้องตระหนักไว้เป็นอันดับต้น ๆ ในการทำงานในยุคนี้ คือ ทุกอย่างขับเคลื่อนออนไลน์ นั่นหมายถึงว่า การพบปะเจอกันแบบเห็นหน้าเห็นตาจะน้อยลง ซึ่งอาจมีผลต่อการสร้างความสัมพันธ์ไม่ว่าจะระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยกัน หรือ ลูกค้าก็ตาม ฉะนั้นแล้ว เมื่อต้องมีการพบปะพูดคุยกันแต่ละครั้ง ควรที่จะให้ความสำคัญด้านความสัมพันธ์มากกว่าเรื่องธุรกิจหรือผลประโยชน์ เช่น เมื่อต้องพูดคุยกับลูกค้าผ่าน ZOOM คุณควรจะเริ่มบทสนทนาด้วยความผ่อนคลาย ไม่ควรยิงเข้าประเด็นเชิงธุรกิจทันทีเลย เพราะอาจจะเป็นการทำลายความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลขึ้นได้
4. Finding common ground
การหาจุดร่วม เมื่อคุณกับเพื่อนร่วมงานของคุณต้องอยู่ต่างสถานที่ หรือห่างไกลกัน แน่นอนว่า การเผชิญเรื่องราวต่าง ๆ ร่วมกันย่อมเป็นศูนย์ เพราะต่างคนต่างใช้ชีวิต ไม่ได้รับรู้เรื่องราวของกันและกัน แล้วจะทำอย่างไร ? หากเมื่อกลับมาพูดคุยกันแล้วจะสนิทสนมกันเหมือนเช่นเคย คำตอบคือ การหาจุดร่วม เมื่อคุณไม่ได้พบเจอกัน เรื่องที่พูดอาจจะเน้นไปที่ความชอบส่วนตัวที่เหมือนกัน สามารถพูดคุยกันได้อยู่ตลอดเวลา แม้ไม่ต้องพบเจอกัน เช่น หากชอบทานอาหารประเภทเดียว ชอบดูหนังแนวเดียวกัน ก็นำเรื่องเหล่านี้ ยกมาเป็นประเด็นพูดคุยกัน เป็นต้น
5. Build Rapport สร้างบรรยากาศการสนทนา
- หามุมที่มีเหมือนกัน ชอบเหมือนกัน
- คุยในเรื่องที่เขาสนใจ (ไม่ใช่เรื่องที่เราสนใจ)
- กล่าวชื่นชมและให้เกียรติผู้คนเสมอ (Acknowledge)
- เป็นนักตั้งคำถาม เป็นผู้ฟังที่ดี และ เก่งการใช้คำเชื่อประโยค
- เข้าใจความแตกต่างของคนแต่ละ stye และปรับตัวเข้าหาผู้อื่น
- เข้าใจ Verbal & Non Verbal Communication ใช้เทคนิค Match & Mirror
อ้างอิงข้อมูล : https://www.forbes.com/sites/forbesbusinessdevelopmentcouncil/2020/08/20/14-smart-ways-to-build-rapport-with-prospects-remotely/?sh=19eee3c7514c