การสื่อสารข้ามแผนก
“ กลายมาเป็นหัวใจสำคัญในช่วงที่องค์กรเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง พนักงานต้องปรับตัวกับ กระบวนการทำงานใหม่ และ ความต้องของผู้บริโภคที่เปลี่ยนไป ฉะนั้น คนทุกแผนกต้องสื่อสารกันให้ทั่วถึง ”
ปัญหาการสื่อสาร ส่งผลกระทบอย่างไรต่อองค์กร
- ขาดโอกาสเจอความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน
- เลื่อนตำแหน่งยาก ขาดทักษะการสื่อสารและบริหารคน
- กระบวนการทำงานช้าลง ประสานงานกับทีมอื่นติดขัด
- ไม่เข้าใจตัวตนของผู้อื่น เกิดอคติ ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม
5 ขั้นตอนการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
1. Preparation เตรียมตัวดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
- เตรียม วัตถุประสงค์ เมื่อจบการสนทนา “ผลลัพธ์ที่อยากได้คือสิ่งใด”
- สื่อสารกับ “คนประเภทไหน”
- ระดับความรู้ ความเข้าใจ ของเนื้อหาที่สนทนา “อยู่ในระดับไหน”
2. Build Rapport สร้างบรรยากาศสนทนา
- หามุมพูดคุยเรื่องเดียวกัน ชื่นชอบเหมือนกัน
- คุยเรื่องที่คู่สนทนาสนใจ “ไม่ใช่เราสนใจ”
- กล่าวชื่นชมและให้เกียรติคู่สนทนาเสมอ
- เป็นนักตั้งคำถาม ผู้ฟังที่ดี
- เข้าใจความต่างของคนแต่ละประเภท (style)
- รู้จักใช้วัจนภาษาและอวัจนภาษา
3. Magic Word สื่อสารให้เข้าใจง่าย
“ทุกคำพูด เป็นตัวกระตุ้นความคิดและอารมณ์ความรู้สึก จงระมัดระวังการใช้คำแต่ละคำ”
- รู้จักเปลี่ยนคำพูดที่ความหมายเชิงลบ ให้ออกมาแล้วผู้ฟังรู้สึกดีที่สุด
- เลือกคำพูดตามบริบทความต่างของช่วงวัย (Generation Gap)
4. Active Listening เป็นผู้ฟังที่ดี
“ฟังให้จบ ครบ 100% ฟังแบบไม่ตัดสิน และคิดไปเอง”
- Follow Up Question : รู้จักตั้งคำถามต่อยอดจากคำตอบของคู่สนทนา
- Paraphasing : รู้จักทวนคำ ทบทวนประโยคในความเข้าใจของคุณ
5. Recap Conversation สรุปสิ่งที่สื่อสาร
- สรุป ผลลัพธ์(Objective) ที่ได้จากการพูดคุยกัน
- นัดหมาย กลับมาพบกันอีกเมื่อไหร่ ช่วงเวลาใด และต้องส่งอะไรให้กันและกันบ้าง
- ให้คะแนนตนเอง Rate 1-10 การประสานงานครั้งนี้ให้คะแนนตนเองเท่าไหร่ อะไรที่ทำได้ดี และสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง