การมอบหมายงาน (Delegation) สำคัญแค่ไหนต่อคนเป็นหัวหน้า ? ไม่ว่าคุณจะเป็นคนที่มีประสบการณ์มากแค่ไหน แต่ก็ไม่สามารถแบกความรับผิดชอบไว้บนบ่าของตัวเองได้ทั้งหมด การไว้วางใจก็เป็นอีกสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องมอบให้กับลูกทีม แต่เพียงแค่ไว้วางใจอาจจะไม่พอ หัวหน้าจะต้องมีเทคนิคการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อที่จะปูทางให้ลูกทีมทำตามเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
Michael Hyatt ประธานและผู้ก่อตั้งบริษัท Michael Hyatt & Company รวมถึงบริษัทสิ่งพิมพ์มูลค่า 250 ล้านดอลลาร์ที่มีพนักงานมากกว่า 700 คน ซึ่ง Hyatt ถือเป็นหนึ่งในบุคคลที่มีภาวะความเป็นผู้นำสูง ได้ให้ความเห็นในเรื่อง 5 ระดับการมอบหมายงาน (5 Level of delegation)ไว้อย่างน่าสนใจ และเป็นประโยชน์ต่อหัวหน้าในองค์กรทั่วไปที่จะนำความรู้ส่วนนี้ไปต่อยอดกับทักษะตัวเองได้ในอนาคต
ในฐานะที่เป็นหัวหน้าผู้มอบหมายงาน สิ่งสำคัญคือ การสร้างความชัดเจนว่าคุณกำลังมอบหมายงานให้ลูกทีมอยู่ในระดับใด โดยใช้เทคนิค 5 level of delegation ของ Michael Hyatt ดังต่อไปนี้
ระดับที่ 1 ทำตามที่ฉันพูด ( 1st Level : Do As I Say )
หมายถึง การทำตามที่สิ่งที่ผู้เป็นหัวหน้าสั่งอย่างแน่นอน ห้ามเบี่ยงเบนคำสั่ง หรือทำในสิ่งที่อยู่นอกเหนือขอบเขต เพราะคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าเขาจะต้องทำสิ่งใด
ระดับที่ 2 วิจัยและรายงาน ( 2nd Level : Research and Report )
หมายถึง การวิจัยหัวข้อ เก็บข้อมูล และรายงานในสิ่งที่ลูกทีมค้นพบมา เพื่อมาหารือกัน แล้วจากนั้นผู้ที่เป็นหัวหน้าจะทำหน้าที่ตัดสินใจ และมอบหมายงานให้กับลูกทีมว่าจะต้องทำอย่างไรต่อไป
ระดับที่ 3 วิจัยและแนะนำ ( 3rd Level : Research and Recommend )
หมายถึง การวิจัยหัวข้อ วางโครงร่างหัวข้อ และให้ลูกทีมแสดงความคิดเห็นของเขาออกมา บอกข้อดีข้อเสีย รวมถึงสิ่งที่เขาต้องการให้หัวหน้ากระทำ แล้วจากนั้นผู้ที่เป็นหัวหน้าจะทำการตัดสินใจ ถ้าเห็นด้วย หัวหน้าจะอนุมัติให้ลูกทีมดำเนินการต่อไป
ระดับที่ 4 ตัดสินใจและแจ้งข้อมูล ( 4th Level : Decide and Inform )
หมายถึง การตัดสินใจและแจ้งข้อมูลให้กับหัวหน้ารับรู้ บอกสิ่งที่ลูกทีมกำลังจะทำ ผู้เป็นหัวหน้าจะเชื่อมั่นในการตัดสินใจของลูกทีม รวมถึงการอัพเดตข้อมูลให้หัวหน้ารับรู้และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการอยู่เสมอ
ระดับที่ 5 ดำเนินการได้เองอย่างอิสระ ( 5th Level : Act independently )
หมายถึง การที่ลูกทีมสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระเกี่ยวกับงานที่เขาทำ รวมถึงลงมือทำได้เลย โดยที่ไม่ต้องคอยรายงาน หัวหน้าจะมีความเชื่อใจและพร้อมที่จะสนับสนุนอย่างเต็มที่
วิธีการมอบหมายงานโดยใช้เทคนิค 5 Level of Delegation ของ Michael Hyatt จะช่วยแก้ปัญหาการมอบหมายงานที่ล้มเหลวของหัวหน้าในหลายองค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะอย่าลืมว่า ลูกทีมของเราไม่สามารถที่จะอ่านใจเราได้ ว่าเราจ้องการให้เขาทำอะไร ทำวิธีการใด อำนาจการตัดสินใจได้มากน้อยแค่ไหน ดังนั้น จึงต้องสร้างความชัดเจนตั้งแต่เริ่มแรกให้กับลูกทีม เพื่อที่จะได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบจากลูกทีม
แปลและเรียบเรียง : https://michaelhyatt.com/the-five-levels-of-delegation/