7 กับดักของหัวหน้ามือใหม่ที่ต้องระวัง
7 กับดักของหัวหน้ามือใหม่ที่ต้องระวัง การก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งหัวหน้าเป็นครั้งแรก ถือเป็นความท้าทายครั้งใหญ่ในชีวิตการทำงาน จากที่เคยเป็นคนทำงาน Operation ก็ต้องปรับตัวมาเป็นผู้นำคอยบริหารทั้งงานและคนแทน และนี่ไม่ใช่เรื่องง่าย!
หัวหน้ามือใหม่หลายท่าน มักเผชิญความผิดพลาดและกับดักต่าง ๆ ที่ทำให้การบริหารงานไม่ราบรื่น บางครั้งอาจรุนแรงถึงขั้นพนักงานทยอยลาออกยกทีม ทำลายความมั่นใจในการเป็นหัวหน้าของใครหลาย ๆ คน อย่าปล่อยให้พนักงานเก่ง ๆ ต้องลาออก อย่าเสียความมั่นใจในตัวเองเพราะผิดพลาดบ่อยครั้ง เพราะปัญหาเหล่านี้สามารถคาดการณ์ รับมือและป้องกันได้
Beyond Training ชวนหัวหน้ามือใหม่ทุกคนก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งผู้นำอย่างสง่างาม คลายความกังวล พร้อมรับมือกับ 7 กับดักของหัวหน้ามือใหม่อาจต้องเผชิญ
1. หัวหน้ามือใหม่อยากทำทุกอย่างด้วยตัวเอง
ถึงจะเริ่มเป็นหัวหน้ามือใหม่ แต่หลายคนยังติดนิสัยการทำงานแบบเดิม! คือชอบลงมือทำเองทุกอย่าง เพราะคิดว่าจะได้งานที่สมบูรณ์แบบที่สุด ใครก็ทำไม่ดีเท่าฉัน หรือถ้าปล่อยให้ทำก็ไม่ได้มาตรฐาน เสียเวลาแก้งานอีก สู้ทำเองคงดีที่สุด
แต่จริง ๆ แล้ว นี่คือกับดักสำคัญ เพราะจะทำให้คุณหมดเวลาไปกับงานปลีกย่อย จนไม่มีเวลาวางแผนหรือดูแลภาพรวม ลองเรียนรู้ที่จะ “มอบหมายงาน” ให้ลูกทีมบ้าง เพื่อให้พวกเขาได้มีโอกาสเติบโตไปพร้อม ๆ กับคุณ
คำถามชวนคิด: หัวหน้ามือใหม่จะทำผลงานด้วยตัวคนเดียวได้นานแค่ไหน
ถึงหัวหน้ามือใหม่จะทำผลงานได้ด้วยตัวคนเดียว แต่จะทำได้นานเท่าไหร่หรือต่อให้ทำมากแค่ไหนก็ได้ประสิทธิภาพเท่าเดิม จะดีกว่าไหม? ถ้าหัวหน้าขับเคลื่อนประสิทธิภาพผ่านทีม เพื่อเพิ่มผลลัพธ์มากขึ้น คิดว่าวันนึงมี 24 ชั่วโมง คุณจะทำคนเดียวได้เท่าไหร่ นานแค่ไหน จะหมดไฟก่อนถึงเป้าไหม แล้วคุณจะสอนให้ทีมเก่งได้เมื่อไหร่เพื่อเติบโตต่อไปเป็นอีกขั้น
เทคนิคการมอบหมายงานสำหรับหัวหน้ามือใหม่
รู้จักกระจายงานตามความถนัดของลูกทีม พร้อมติดตามความคืบหน้าและให้คำแนะนำ เปิดโอกาสให้ลูกน้องมีส่วนร่วมและได้แสดงศักยภาพ
2. หัวหน้ามือใหม่คาดหวังการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วเกินไป
การปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานหรือวัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลา อย่าเพิ่งคาดหวังว่าทุกอย่างจะเปลี่ยนแปลงได้ในพริบตา เพียงแค่คุณขึ้นมาเป็นหัวหน้า จงค่อยๆ วางแผน ปรับทีละนิด และสื่อสารชัดเจนกับทีมถึงเป้าหมายที่ต้องการ แล้วค่อยๆ พาทีมเดินไปด้วยกันทีละก้าว
เทคนิคการตั้งความคาดหวังและสื่อสารกับทีมงาน
หัวหน้ามือใหม่ต้องเข้าใจ Strategy องค์กร เข้าใจไม้บรรทัดบริษัทก่อน จากนั้น Set Expectation ตั้งเป้าหมายให้ชัดตามหลัก SMART GOAL คาดหวังอะไรจากลูกน้องต้องบอกให้ชัด อยากให้ทำงานอะไร ทำแบบไหน ตัวเลข KPI เป็นอย่างไร? อยากให้พวกเขาแสดงพฤติกรรมอะไรในการทำงานบ้าง ควรสื่อสารให้เข้าใจตรงกันตั้งแต่วันแรกที่ทีมเข้ามาทำงาน
3. หัวหน้ามือใหม่ไม่กล้าตัดสินใจ
บางครั้งหัวหน้ามือใหม่ไม่กล้าตัดสินใจ เพราะกลัวผิดพลาด กลัวรับผิดชอบ แต่บทบาทของหัวหน้าคือต้องกล้าชี้ขาดในจุดที่จำเป็น ถึงแม้อาจจะผิดพลาดบ้าง แต่ก็ถือเป็นบทเรียนในการพัฒนาต่อไป จงเชื่อมั่นในตัวเอง กล้าคิด กล้าตัดสินใจ และพร้อมรับผิดชอบกับสิ่งที่เกิดขึ้น
เทคนิคสร้างความกล้าให้หัวหน้ามือใหม่ ตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
- ฝึกฝนทักษะการคิดวิเคราะห์ คิดนอกกรอบ ฝึกฝนการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เพื่อเพิ่มความมั่นใจในการตัดสินใจ
- เรียนรู้เกี่ยวกับงานและทีมให้ลึกซึ้ง เข้าใจเป้าหมาย กลยุทธ์ ความท้าทาย รู้จักจุดแข็งจุดอ่อน ของลูกทีม เพื่อมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ดี
- ปรึกษาหารือกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ ขอคำแนะนำ เรียนรู้จากประสบการณ์ของคนอื่น เพื่อเพิ่มมุมมองในการตัดสินใจ
- กล้าตัดสินใจในขอบเขตงานที่รับผิดชอบ ไม่ลังเลหรือผลักภาระให้ผู้อื่น พร้อมรับผิดชอบผลการตัดสินใจ ถึงแม้อาจจะผิดพลาดบ้าง แต่ก็ถือเป็นบทเรียนในการพัฒนาต่อไป
- เชื่อมั่นในตัวเอง กล้าคิด กล้าตัดสินใจ อย่าคิดมากกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เลิกกังวลกับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น ตอกย้ำกับตัวเองว่ามีความมั่นใจที่จะทำสิ่งต่างๆ
- ฝึกฝนการสื่อสารที่ชัดเจน ตรงประเด็น สร้างความเข้าใจ เพื่อสามารถอธิบายเหตุผลของการตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ
- พัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่อง เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มความรู้ความสามารถ ซึ่งจะช่วยเสริมความมั่นใจในการตัดสินใจ
4. หัวหน้ามือใหม่ไม่ยอมรับฟังความคิดเห็นของคนอื่น
การเป็นหัวหน้าไม่ได้แปลว่าความคิดของเราถูกต้องเสมอไป บางครั้งลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานอาจมีไอเดียที่ดีกว่าเราก็ได้ อย่ายึดติดกับความคิดของตัวเองมากเกินไป จงเปิดใจรับฟังความเห็นของคนอื่นบ้าง บางทีอาจได้มุมมองใหม่ๆ ที่นำมาปรับใช้กับงานได้ดีทีเดียว
เทคนิคการรับฟังอย่างไรให้เข้าใจ
- ฟังอย่างตั้งใจ ใส่ใจ เปิดใจกว้าง ไม่ด่วนตัดสิน ให้ความสนใจกับผู้พูดอย่างเต็มที่ เหมือนมีแค่ผู้พูดอยู่ตรงหน้าเท่านั้น
- ฟังด้วยสติ อยู่กับปัจจุบัน ไม่เผลอคิดเรื่องอื่นหรือคิดแทรกแซง หากเผลอคิดหรือมีอารมณ์ ให้รู้ทันตนเอง มีสมาธิจดจ่ออยู่กับสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูด
- สังเกตภาษากาย สีหน้า แววตา ท่าทาง น้ำเสียงของผู้พูด เพื่อจับอารมณ์ความรู้สึก ใช้ภาษากายแสดงความสนใจ เช่น การสบตา พยักหน้า การทำท่าทีสนใจ
- ถามคำถามเพื่อความเข้าใจ ใช้คำถามปลายเปิดเพื่อให้ผู้พูดขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ช่วยให้เข้าใจมุมมองของผู้พูดมากขึ้น
- ทวนความเข้าใจ สรุปใจความสำคัญที่ผู้พูดสื่อ ทั้งเนื้อหาและอารมณ์ความรู้สึก เพื่อให้ผู้พูดรู้ว่าเราเข้าใจเขาอย่างถูกต้อง ใช้การถอดความ (paraphrase) และการสะท้อนความรู้สึก (reflect feeling)
- ให้เกียรติและเคารพความคิดเห็นของผู้พูด ไม่ขัดจังหวะ ไม่โต้แย้งหรือแสดงความเห็นต่างทันที รับฟังอย่างเปิดใจ ให้คุณค่ากับความคิดเห็นของผู้พูดทุกคนอย่างเท่าเทียม
- ติดตามผลหลังรับฟัง นำข้อมูลที่ได้ไปใช้ประโยชน์ ปรับปรุงแก้ไข หรือดำเนินการต่อ แล้วแจ้งความคืบหน้าให้ผู้พูดทราบ เพื่อให้เขารู้ว่าเราให้ความสำคัญและนำความเห็นของเขาไปใช้จริง
5. หัวหน้ามือใหม่ไม่สื่อสารให้ชัดเจน
ผลสำรวจความคิดเห็นของผู้นำทั่วโลกกว่า 56% เห็นว่าการสื่อสารเป้าหมาย ความต้องการและหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจนเป็นคุณสมบัติสำคัญของการเป็นหัวหน้ามือใหม่ที่ดี การสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ง่าย เมื่อสั่งงานอะไรไป ต้องอธิบายให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร อย่างไร เมื่อไหร่ ทำไม เพื่อให้ลูกทีมเข้าใจตรงกัน ไม่เกิดงานเพี้ยน การสื่อสารที่ดีเป็นหัวใจสำคัญของการเป็นหัวหน้าที่มีประสิทธิภาพ
เทคนิคการสื่อสารให้ชัดเจน
- สื่อสารเป้าหมาย ความต้องการ และหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน เพื่อให้ลูกน้องเข้าใจและเดินไปในทิศทางเดียวกัน อธิบายให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร อย่างไร เมื่อไหร่ ทำไม
- เลือกใช้คำที่สื่อสารได้ตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ฟังแล้วเข้าใจในทันที ใช้ภาษาที่เรียบง่าย ชัดเจน ไม่คลุมเครือ
- ใช้ภาษากาย สีหน้า แววตา น้ำเสียงประกอบการพูด เพื่อเน้นย้ำประเด็นสำคัญ และแสดงความสนใจใส่ใจในสิ่งที่ลูกน้องพูด
- ทวนความเข้าใจ สรุปใจความสำคัญที่ลูกน้องสื่อ ทั้งเนื้อหาและอารมณ์ความรู้สึก เพื่อให้เขารู้ว่าเราเข้าใจเขาอย่างถูกต้อง
- ใช้รูปภาพ แผนผัง อินโฟกราฟิก ประกอบการอธิบาย เพราะสมองจะรับรู้ข้อมูลในรูปแบบภาพได้ดีและเร็วกว่าข้อความ
- ติดตามผลการสื่อสาร ดูว่าลูกน้องเข้าใจและปฏิบัติตามที่สื่อสารไปหรือไม่ เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดหรือลืมในภายหลัง
6. หัวหน้ามือใหม่ไม่ยอมรับความผิดพลาดของตัวเอง
ในฐานะหัวหน้า เราไม่จำเป็นต้องเพอร์เฟกต์เสมอไป เมื่อทำอะไรผิดพลาดก็ต้องกล้ายอมรับ อย่าโยนความผิดให้คนอื่น เพราะมันจะยิ่งทำให้ดูแย่ลงไปอีก จงออกมายอมรับอย่างจริงใจ และหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ลูกน้องเคารพและไว้ใจในตัวเรามากขึ้น
สาเหตุสำคัญ ทำไมหัวหน้ามือใหม่ไม่ยอมรับผิด
- กลัวเสียหน้า กลัวดูไม่ดีในสายตาลูกน้อง เพราะคิดว่าการยอมรับผิดเป็นเรื่องน่าอาย
- ไม่อยากให้ใครมองว่าตัวเองไม่มีความสามารถ กลัวเสียภาพลักษณ์ความเป็นผู้นำ
- ไม่กล้าตัดสินใจ ไม่มั่นใจในการตัดสินใจของตัวเอง กลัวผิดพลาด กลัวรับผิดชอบ
- ยังมี Fixed Mindset คิดว่าตัวเองต้องเก่ง ต้องถูกต้องเสมอ ไม่ยอมรับว่าตัวเองมีข้อบกพร่อง
- ขาดวุฒิภาวะทางอารมณ์ ไม่สามารถควบคุมอารมณ์ตนเองได้ดี เมื่อเกิดปัญหาจึงชอบโทษคนอื่น
วิธีพลิก Mindset หัวหน้ามือใหม่กล้าแอ่นอกรับผิด
- คิดว่าตัวเองสามารถเรียนรู้และพัฒนาได้เสมอ การผิดพลาดคือโอกาสในการเรียนรู้ ไม่ใช่สิ่งน่าอาย
- เปิดใจรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น โดยเฉพาะจากหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ นำมาปรับปรุงแก้ไขตนเอง
- ฝึกความซื่อสัตย์ ความจริงใจ กล้ายอมรับความผิดพลาดของตนเองอย่างตรงไปตรงมา ไม่หลบเลี่ยงหรือโยนความผิดให้ผู้อื่น
- มองการยอมรับผิดเป็นจุดแข็ง ไม่ใช่จุดอ่อน เพราะแสดงให้เห็นถึงความกล้าหาญ ความรับผิดชอบ และการให้คุณค่ากับความไว้วางใจจากลูกทีม
- ตระหนักว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ทุกคนล้วนเคยผิดพลาด สิ่งสำคัญคือกล้ายอมรับและแก้ไข เพื่อพัฒนาตนเองและทีมงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง
7. หัวหน้ามือใหม่ไม่เห็นคุณค่าของลูกทีม
หัวหน้าบางคนชอบดูถูกลูกน้อง คิดว่าตัวเองเหนือกว่า ซึ่งเป็นความคิดที่ผิดมหันต์ เพราะลูกน้องทุกคนล้วนมีความสามารถและมีคุณค่าในแบบของตัวเอง
วิธีพลิก Mindset หัวหน้ามือใหม่กล้าแอ่นอกรับผิดสถิติที่น่ากังวล
- พนักงาน 27% ออกจากองค์กรเพราะรู้สึกไม่มีคุณค่าหรือไม่ได้รับการชื่นชมและขอบคุณอย่างเพียงพอในการทำงานของพวกเขา
- เพียง 39% ของพนักงานได้รับการยอมรับชื่นชมในการทำงานในช่วง 3 เดือนก่อนออกจากงานครั้งสุดท้าย แสดงให้เห็นว่าการไม่ชื่นชมพนักงานเป็นสาเหตุสำคัญของการลาออก
- พนักงาน 79% ที่ลาออกจากงานเผยว่า การไม่เคยได้รับคำชมจากเจ้านายเป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญ
จากสถิติทำให้เห็นแล้วการไม่เห็นคุณค่าในทีม ไม่ชื่นชม มีแต่ทำให้ทีมพัง อย่ามองข้ามหรือดูถูกใคร จงเรียนรู้ที่จะชื่นชม ให้กำลังใจ และดึงศักยภาพของแต่ละคนออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด นั่นคือบทบาทสำคัญของการเป็นหัวหน้ามือใหม่ที่ดีและไม่ติดอยู่ในกับดัก
การเป็นหัวหน้ามือใหม่อาจไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ถ้าระวังกับดักเหล่านี้ เชื่อมั่นในตัวเอง เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง และปรับตัวไปเรื่อย ๆ สักวันคุณก็จะก้าวขึ้นเป็นหัวหน้ามือใหม่ที่เก่งและเป็นที่รักของลูกน้องได้อย่างแน่นอน อัตราการลาออกใรทีมของคุณก็จะลดลงอย่างน่าพึงพอใจ องค์กรไปต่อได้ไม่มีสะดุด
อย่าลืมพัฒนาตัวเอง เพื่อเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับทีมงานของคุณ ด้วยโปรแกรมพัฒนาผู้นำที่สามารถวัดผลได้จริง สร้างผู้นำที่เก่งทั้งงาน บริหารคนเป็น ลูกน้องไม่ลาออก สนใจเพิ่มเติม คลิก!