ประเมินผลงานอย่างไรให้ได้ใจลูกทีม [ฉบับหัวหน้ามือใหม่]
ประเมินผลงานอย่างไรให้ได้ใจลูกทีม การประเมินผลการปฏิบัติงานของลูกทีมเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของผู้บริหารและหัวหน้างาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับหัวหน้ามือใหม่ที่เพิ่งก้าวขึ้นมารับตำแหน่ง การประเมินผลงานลูกทีมอย่างเป็นธรรมและได้รับการยอมรับจากทีมงานนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้านประกอบกัน
การประเมินลูกทีมอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับหัวหน้ามือใหม่ ประกอบด้วย 3 สิ่งสำคัญ: การ Mentoring และ OJT อย่างสม่ำเสมอ, การมองหาจุดเด่นและ Acknowledge, และการจดบันทึก Performance อย่างละเอียด นอกจากนี้ หัวหน้าต้องพัฒนา 3 ทักษะหลัก ได้แก่ Coaching skill, Active Listening และ การให้และรับ Constructive Feedback โดยใช้เทคนิค Hamburger Feedback การดำเนินการเหล่านี้จะช่วยให้การประเมินผลงานเป็นไปอย่างเป็นธรรม สร้างสรรค์ และได้รับการยอมรับจากลูกทีม ส่งผลให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องทั้งระดับบุคคลและทีม
ความสำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงาน
การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลักดังนี้
- เพื่อวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานเทียบกับเป้าหมายและมาตรฐานที่กำหนด
- เพื่อระบุจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนาของพนักงาน
- เพื่อนำผลการประเมินไปใช้ในการพิจารณาปรับเงินเดือน โบนัส หรือเลื่อนตำแหน่ง
- เพื่อวางแผนพัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพสูงขึ้น
- เพื่อสร้างแรงจูงใจและกระตุ้นให้พนักงานปรับปรุงผลงานอย่างต่อเนื่อง
เรื่องท้าทายในการประเมินผลงานลูกทีม สำหรับหัวหน้ามือใหม่
สำหรับผู้ที่เพิ่งก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานใหม่ๆ การประเมินผลงานลูกทีมอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและสร้างความกังวลใจ เพราะ
- ยังไม่มีประสบการณ์ในการประเมินผลงานผู้อื่น
- กลัวว่าจะประเมินไม่เป็นธรรมหรือไม่ได้รับการยอมรับจากลูกทีม
- ไม่แน่ใจในวิธีการให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ลูกทีมอย่างสร้างสรรค์
- กังวลว่าการประเมินจะกระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกทีม
- ยังไม่เข้าใจกระบวนการและเกณฑ์การประเมินขององค์กรอย่างถ่องแท้
อย่างไรก็ตาม การประเมินผลงานเป็นหน้าที่สำคัญที่หัวหน้างานต้องรับผิดชอบ จึงจำเป็นต้องเรียนรู้และฝึกฝนทักษะนี้ให้เชี่ยวชาญ เพื่อให้สามารถประเมินลูกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 สิ่งที่ต้องทำ สำหรับการประเมินลูกทีมปลายปี
เพื่อให้การประเมินผลงานประจำปีของลูกทีมเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลลัพธ์ที่ดี หัวหน้างานควรเตรียมการและดำเนินการดังนี้
1. Mentoring และ On the Job Training (OJT)
การเป็นพี่เลี้ยงและฝึกอบรมลูกทีมในงานอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยพัฒนาความรู้และทักษะของลูกทีมอย่างต่อเนื่อง
- จัดให้มีการสอนงานแบบตัวต่อตัว (One-on-One Coaching) เป็นประจำ เช่น สัปดาห์ละครั้ง เพื่อให้คำแนะนำและติดตามความคืบหน้าของงาน
- มอบหมายงานที่ท้าทายเพื่อพัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับลูกทีม พร้อมทั้งให้การสนับสนุนอย่างใกล้ชิด
- จัดให้มีการฝึกอบรมในหัวข้อที่จำเป็นต่อการทำงาน ทั้งแบบ In-house และส่งไปอบรมภายนอก
- ส่งเสริมให้ลูกทีมเรียนรู้ด้วยตนเองผ่านสื่อต่างๆ เช่น หนังสือ วิดีโอ หรือคอร์สออนไลน์
- สร้างบรรยากาศการเรียนรู้และแลกเปลี่ยนความรู้ภายในทีม
การพัฒนาลูกทีมอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้พวกเขามีผลงานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ ส่งผลดีต่อการประเมินผลงานในช่วงปลายปี
2. มองหาจุดเด่น และ Acknowledge
หัวหน้าควรสังเกตและจดจำพฤติกรรมหรือผลงานที่ดีของลูกทีม เพื่อให้การชื่นชมและกำลังใจอย่างทันท่วงที ซึ่งจะช่วยเสริมแรงให้เกิดพฤติกรรมที่พึงประสงค์ซ้ำๆ โดยมีแนวทางดังนี้:
- สังเกตการทำงานของลูกทีมอย่างใกล้ชิด และจดบันทึกพฤติกรรมหรือผลงานที่ดีเด่น
- ให้คำชมเชยอย่างจริงใจและเฉพาะเจาะจง เมื่อลูกทีมทำสิ่งที่ดี
- ชื่นชมทั้งในที่สาธารณะและส่วนตัว ตามความเหมาะสม
- ให้รางวัลหรือสิ่งจูงใจเล็กๆ น้อยๆ เพื่อเป็นกำลังใจ
- สื่อสารให้ลูกทีมทราบว่าพฤติกรรมหรือผลงานที่ดีนั้นส่งผลดีต่อทีมและองค์กรอย่างไร
การ Acknowledge จุดเด่นของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอจะช่วยสร้างแรงจูงใจและความผูกพันกับองค์กร ส่งผลให้มีผลการปฏิบัติงานที่ดีขึ้นในระยะยาว
3. จดบันทึก Performance
การบันทึกผลงานและพฤติกรรมการทำงานของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการประเมินผลงานปลายปีได้อย่างแม่นยำและเป็นธรรม
- จัดทำแบบฟอร์มหรือไฟล์สำหรับบันทึกผลงานของลูกทีมแต่ละคน
- บันทึกผลงานที่สำคัญ ทั้งด้านปริมาณและคุณภาพ พร้อมรายละเอียดที่ชัดเจน
- ระบุผลกระทบ (Impact) ของผลงานนั้นๆ ต่อทีมและองค์กร
- บันทึกพฤติกรรมการทำงานที่โดดเด่น ทั้งด้านบวกและด้านที่ต้องปรับปรุง
- อัพเดทข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยเดือนละครั้ง
การมีข้อมูลผลงานที่บันทึกไว้อย่างละเอียดจะช่วยให้หัวหน้าสามารถประเมินผลงานได้อย่างเที่ยงตรงและมีหลักฐานอ้างอิงชัดเจน ลดข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง
3 ทักษะสำคัญ หัวหน้ามือใหม่ต้องมี ในการประเมินผลงานลูกทีม
นอกจากการเตรียมการที่ดีแล้ว หัวหน้ามือใหม่ยังต้องพัฒนาทักษะสำคัญต่อไปนี้ เพื่อให้สามารถประเมินผลงานลูกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
1. Coaching skill
ทักษะการโค้ชเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับหัวหน้างานในการพัฒนาศักยภาพของลูกทีม โดยมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้:
- การตั้งคำถามที่ทรงพลัง (Powerful Questioning) เพื่อกระตุ้นให้ลูกทีมคิดและหาทางออกด้วยตนเอง
- การฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening) เพื่อเข้าใจปัญหาและความต้องการของลูกทีมอย่างแท้จริง
- การให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์ (Constructive Feedback) เพื่อชี้แนะแนวทางการพัฒนา
- การสร้างความไว้วางใจ (Building Trust) เพื่อให้ลูกทีมกล้าเปิดใจและรับฟังคำแนะนำ
- การกำหนดเป้าหมายและแผนปฏิบัติ (Goal Setting and Action Planning) เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างเป็นรูปธรรม
หัวหน้าที่มีทักษะการโค้ชที่ดีจะสามารถพัฒนาศักยภาพของลูกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ผลการปฏิบัติงานของทีมดีขึ้นโดยรวม
2. Active Listening
ทักษะการฟังอย่างตั้งใจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหัวหน้างานในการประเมินผลงานลูกทีม โดยมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้:
ให้ความสนใจอย่างเต็มที่ โดยไม่วอกแวกหรือทำอย่างอื่นไปด้วย
- ตั้งใจฟังโดยไม่ขัดจังหวะหรือด่วนสรุป
- สังเกตภาษากายและน้ำเสียงของผู้พูด เพื่อเข้าใจความรู้สึกที่แท้จริง
- ถามคำถามเพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติมหากไม่เข้าใจ
- สรุปประเด็นสำคัญที่ได้ฟังเพื่อยืนยันความเข้าใจที่ตรงกัน
- แสดงความเห็นอกเห็นใจและเข้าใจมุมมองของผู้พูด
การฟังอย่างตั้งใจจะช่วยให้หัวหน้าเข้าใจสถานการณ์และผลงานของลูกทีมได้อย่างลึกซึ้ง นำไปสู่การประเมินที่เป็นธรรมและตรงประเด็น
3. Giving and Receiving Constructive Feedback
ทักษะการให้และรับข้อมูลป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์เป็นสิ่งจำเป็นในการประเมินผลงาน โดยมีแนวทางดังนี้:
- ใช้เทคนิค “Hamburger Feedback” โดยเริ่มด้วยคำชมเชิงบวก ตามด้วยคำแนะนำในการปรับปรุง และจบด้วยการให้กำลังใจ
- ให้ข้อมูลป้อนกลับที่เฉพาะเจาะจง มีหลักฐานชัดเจน ไม่ใช้ความรู้สึกส่วนตัว
- มุ่งเน้นที่พฤติกรรมหรือผลงาน ไม่ใช่ตัวบุคคล
- รับฟังความคิดเห็นของลูกทีมอย่างเปิดกว้าง
- ร่วมกันหาแนวทางแก้ไขและพัฒนา
- ติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ
การให้และรับข้อมูลป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์จะช่วยสร้างบรรยากาศของการเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่องภายในทีม
ทั้ง 3 ทักษะนี้จะช่วยให้หัวหน้ามือใหม่สามารถประเมินผลงานลูกทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความไว้วางใจ และกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
หลักสูตร Essential Leadership Skills for Leader
พัฒนาหัวหน้ามือใหม่ เก่งคน เก่งสร้างทีมแบบมืออาชีพ
- เรียนรู้แนวโน้มแต่ละอุตสาหกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลง พร้อมสร้างทัศนคตินักบริหารคนแบบ Pro-Active ด้วยเครื่องมือ ABC MODEL และ STAR Model
- เครื่องมือในการลำดับความสำคัญของงานและบริหารจัดการเวลาผ่าน
- Eisenhower matrix
- Hard Choice Model
- Action Priority Matrix
- 7 Cross (Kanban)
- บริหารงานภายในทีมให้ได้ผลลัพท์แบบ Think win win
- เครื่องมือ Visualization Outcome
- การตั้งเป้าหมายเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพผ่านเครื่องมือ BSQ Format
- การสร้างบรรยาการการทำงานร่วมกันทั้งผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอก (synergy)
- เทคนิค Skill-Will Matrix และ Hamburger Feedback
“ อย่าปล่อยหัวหน้าให้เป็นมือใหม่นาน เพราะธุรกิจเปลี่ยนแปลง รวดเร็ว ไม่รอใคร “