Checklist หัวหน้างานมือใหม่ต้องรู้อะไร ให้ทีมหลงรักตั้งแต่แรกเริ่ม

Checklist หัวหน้ามือใหม่ 90 วันแรกต้องรู้อะไร

Checklist หัวหน้ามือใหม่ 90 วันแรกต้องรู้อะไร การเริ่มต้นบทบาทใหม่ในฐานะหัวหน้าทีม ถือเป็นความท้าทายที่สำคัญ โดยเฉพาะในช่วงปีใหม่ที่องค์กรกำลังตั้งเป้าหมายใหญ่สำหรับปี 2025 และ ณ ตอนนี้คุณคือ 1st Manager ที่กำลังอ่านบทความอยู่ นี่คือ Checklist ที่ต้องรู้ ก่อนเริ่มบทบาทอย่างมั่นใจ งานลื่นไหล ลูกน้องหลงรัก

“ ในช่วง 90 วันแรก คือ จุดชี้วัดสำคัญของเหล่าหัวหน้ามือใหม่ ว่าจะไปรอดหรือไม่ เพราะจะเต็มไปด้วยสิ่งที่ต้องรับผิดชอบทั้งบริหารงานและลูกทีม ”

1. สร้างแรงบันดาลใจ เข้าใจเป้าหมายขององค์กร

การสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมเริ่มต้นจาก ความเข้าใจเป้าหมายองค์กร การที่ 1st time Manager มีความชัดเจนใน Direction จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกทีม เพราะพวกเขารับรู้ได้ว่าหัวหน้ามีวิสัยทัศน์ชัดเจน

ทำไมความเข้าใจเป้าหมายองค์กรถึงสำคัญ?

• ช่วยให้ทีมเข้าใจบทบาทของตัวเอง: หากหัวหน้าสามารถอธิบายได้ว่าเป้าหมายของงานแต่ละชิ้นเชื่อมโยงกับเป้าหมายองค์กรอย่างไร ลูกทีมจะมองเห็นความสำคัญของงานที่ทำและมุ่งมั่นทำงานมากขึ้น
• สร้างความเป็นหนึ่งเดียว: ความเข้าใจในทิศทางเดียวกันช่วยลดความสับสนและความขัดแย้งในทีม
  

ขั้นตอนการสร้างแรงบันดาลใจให้ทีม

• พูดคุยกับผู้บริหาร: ใช้เวลาพูดคุยเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวขององค์กร
• สื่อสารกับทีม: สรุปเป้าหมายให้ทีมเข้าใจในภาษาที่เรียบง่ายและจับต้องได้
• นำเป้าหมายมาปรับใช้: เปลี่ยนเป้าหมายองค์กรให้เป็นแผนงานย่อยที่ทีมสามารถลงมือทำได้ทันที
• ยกตัวอย่างเป้าหมายที่สำเร็จ: สร้างความเชื่อมั่นผ่านตัวอย่างความสำเร็จในอดีต เช่น โครงการที่บรรลุเป้าหมายด้วยวิธีการคล้ายกัน

---

2. บริหารจัดการ 90 วันแรกของ 1st time Manager

90 วันแรกของการเป็น 1st time Manager คือช่วงเวลาที่คุณต้องพิสูจน์ตัวเอง ทั้งในด้านการบริหารทีม การสร้างความสัมพันธ์ และการทำงานที่สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร

ทำไม 90 วันแรกถึงสำคัญ?

• เป็นช่วงเวลาชี้วัด: ทีมงานและผู้บริหารจะเริ่มประเมินศักยภาพของคุณในช่วงเวลานี้
• สร้างความไว้วางใจ: หากคุณแสดงให้ทีมเห็นถึงการบริหารที่มีประสิทธิภาพในช่วงแรก จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นในระยะยาว

แผนบริหาร 90 วันแรกอย่างละเอียด

• สัปดาห์ที่ 1-2: ทำความรู้จักทีม
  • จัดประชุมแนะนำตัวเพื่อให้ทีมรู้จักคุณ และคุณรู้จักทีม
  • ศึกษาจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนาของทีม เพื่อวางแผนการทำงานที่เหมาะสม
• เดือนที่ 1: สร้างเป้าหมายระยะสั้น
  • กำหนดเป้าหมายงานที่สามารถสำเร็จได้ใน 30 วัน เพื่อสร้างแรงจูงใจและความสำเร็จแรก
  • ประเมินกระบวนการทำงาน และปรับปรุงส่วนที่ยังไม่สอดคล้อง
• เดือนที่ 2-3: วางระบบติดตามงานและสร้างแรงจูงใจ
  • จัดประชุมประจำสัปดาห์เพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน
  • ส่งเสริมการพัฒนาทักษะให้ทีม เช่น การฝึกอบรม หรือการให้คำปรึกษา

---

3. ไม่พลาดทุกเรื่องสำคัญ: ใช้เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญ

1st time Manager มักพบว่าต้องจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน ตั้งแต่วางแผนกลยุทธ์ไปจนถึงดูแลรายละเอียดเล็กๆ ในการปฏิบัติงาน การใช้เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญ จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่พลาดเรื่องสำคัญ

เครื่องมือจัดการลำดับความสำคัญที่แนะนำ

• Eisenhower Matrix:
  • แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท:
    • งานสำคัญและเร่งด่วน (ทำทันที)
    • งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (วางแผนทำ)
    • งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (มอบหมาย)
    • งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (ตัดออก)
• Time Blocking:
  • จัดสรรเวลาในแต่ละวัน เช่น
    • ช่วงเช้า: งานที่ต้องใช้ความคิด
    • ช่วงบ่าย: การประชุมหรืองานประสานงาน
• Weekly Review:
  • ทบทวนงานทุกสัปดาห์เพื่อประเมินผลการทำงาน และปรับแผนหากจำเป็น

ประโยชน์ของการจัดลำดับความสำคัญ

• ลดความสับสนในงานที่ต้องทำ
• ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สร้างผลกระทบสูงที่สุด
• เพิ่มประสิทธิภาพทั้งในระดับตัวคุณและทีมงาน

---

4. การสื่อสาร: ทักษะสำคัญที่หัวหน้ามือใหม่ต้องมี

การสื่อสารคือหัวใจของการบริหารทีม 1st time Manager ที่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีภายในทีม และลดปัญหาความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น

องค์ประกอบของการสื่อสารที่ดี

• ชัดเจนและโปร่งใส
  • ระบุเป้าหมายและความคาดหวังของงานให้ชัดเจน
  • ใช้ภาษาที่เรียบง่าย และหลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่อาจสร้างความสับสน
• ฟังอย่างใส่ใจ
  • รับฟังความคิดเห็นของทีมอย่างจริงจัง เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญ
• ใช้เทคนิค Feedback Sandwich:
  • เริ่มต้นด้วยการชื่นชม
  • ชี้แนะสิ่งที่ต้องปรับปรุง
  • ปิดท้ายด้วยการให้กำลังใจ
• ปรับการสื่อสารตามบุคลิกทีมงาน
  • หากลูกทีมชอบการพูดตรงไปตรงมา ให้เลือกใช้การสื่อสารที่กระชับ
  • หากลูกทีมต้องการการสนับสนุนทางอารมณ์ ให้เน้นความใส่ใจและให้กำลังใจ

ช่องทางการสื่อสารที่แนะนำ

• การประชุมแบบตัวต่อตัว: เหมาะสำหรับการพูดคุยที่ต้องการความละเอียด
• การใช้เครื่องมือดิจิทัล เช่น Slack หรือ Microsoft Teams: สำหรับการติดตามงานหรือแจ้งเตือน

ผลลัพธ์ของการสื่อสารที่ดี

• ลดปัญหาความขัดแย้งในทีม
• สร้างความไว้วางใจและความร่วมมือ
• ช่วยให้ทีมเข้าใจและเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกัน

---

Adaptive Leadership Program

โปรแกรมพัฒนาหัวหน้ามือใหม่ ให้ใช้งานได้ไวที่สุด บริหารงานและทีมภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

---

Tips : Workers Medicine ยาใจคนทำงาน  

ปัญหาจมปลักกับความสุขวันหยุดยาว ! New Year’s Blue : หมดไฟหลังหยุดยาวปีใหม่ 

“New Year’s Blue” หรืออาการหมดไฟหลังหยุดยาว มักเกิดจากการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วระหว่างการพักผ่อนอย่างเต็มที่ไปสู่การทำงานที่เข้มข้นในทันที

สังเกตสัญญาณของ New Year’s Blue

• ขาดแรงจูงใจในการทำงาน
• รู้สึกเบื่อหน่าย ไม่มีพลัง
• ไม่สามารถโฟกัสกับงานได้
• คิดถึงความสุขกับวันหยุดที่ผ่านมา
• ไม่พร้อมทำงาน รู้สึกยังพักผ่อนไม่เพียงพอ 

วิธีรับมือ

• วางแพลนเที่ยวทริปเล็ก ๆ : ลองหาแพลนที่เที่ยวในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ เพื่อเป็นเป้าหมายความสุขทางใจ ให้เกิดกำลังใจทำงาน
  
• ปรับสมดุลวันทำงาน: เริ่มจากการตั้งเป้าหมายเล็กๆ เช่น ทำงานที่สำคัญที่สุดในช่วงเช้า และบ่ายทำงานเบา ๆ เพื่อผ่อนคลาย 
• สร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม: จัดโต๊ะทำงานให้สะอาดและเป็นระเบียบ หาสิ่งที่ชื่นชอบมาประดับโต๊ะ เพื่อสร้างพลังใจในช่วงที่เหนื่อยล้า 
• ใช้เวลาว่างเพื่อฟื้นฟูจิตใจ: ทำกิจกรรมที่ชอบ เช่น อ่านหนังสือ ฟังเพลง หรือเดินเล่นหลังเลิกงาน ให้ตระหนักกับตัวเองเสมอว่า ความสุขยังรอเราอยู่หลังจากเลิกงาน
• เชื่อมโยงเป้าหมายกับแรงบันดาลใจ: ทบทวนเป้าหมายของปี และเชื่อมโยงงานที่ทำอยู่ เลือกทำในสิ่งที่ Impact จริง ๆ ลดปัญหางานล้นจน Burnout