(EXECUTIVE SUMMARY BY ONE PAGE SUMMARY COURSE)
เคยเป็นไหม ? ที่การนำเสนอป็นไปแบบไม่มีทิศทาง เริ่มนำเสนอไปแล้วไม่รู้ว่าจะจบอย่างไร ไม่สามารถคาดเดาได้ ไหลไปตามน้ำ เป็นเหตุให้เกิดความกังวลทั้งด้านของผู้ที่นำเสนอเอง รวมถึงฝ่ายผู้บริหารหรือลูกค้า ที่กำลังรับฟังสิ่งที่เรากำลังนำเสนอ ต้องบอกว่าปัญหานี้เกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง เป็นสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในการนำเสนอ ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ง่าย ๆ ด้วย “ การมองภาพใหญ่ “ ถือเป็นเทคนิคสำคัญที่จะช่วยให้การสรุปใจความสำคัญเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร เป็นไปอย่างสมบูรณ์แบบ ไม่หลงทิศทางไปจากเนื้อหาที่เราต้องการสื่อ
โดยบทความนี้ได้นำเอาหนึ่งในเทคนิคยอดฮิตอย่าง “ การมองภาพใหญ่ ” จากหลักสูตร One Page Sammary มาฝากให้คนทำงานทุกท่านได้ลองเอาไปปฎิบัติตามกันแบบฟรี ๆ
ทำไมถึงควรจะมี ภาพใหญ่ ก่อนที่จะนำเสนอ ?
เพราะการนำเสนอที่ไม่ได้มี ภาพใหญ่ ก่อนที่จะสื่อสารออกไป จะเหมือนกับการเดินทางที่ไม่มีการวางแผนล่วงหน้า ไร้ทิศทาง ไม่รู้จะถึงจุดหมายหรือไม่ เช่นเดียวกัน ถ้าเป็นในด้านการนำเสนอ ก็จะไม่รู้ว่าเนื้อหาที่สื่อสารนั้นจะจบเมื่อใด หรือจะออกมาในรูปแบบไหน เพราะฉะนั้น การมองภาพใหญ่ จึงเป็นการดูภาพกว้างของการนำเสนอ กำหนดขอบเขตเนื้อหาแต่ละหัวข้อ จะสื่อสารกับใคร เพื่อที่จะไม่หลงประเด็น อีกทั้งยังสร้างความมั่นใจให้ผู้นำเสนออีกด้วย ซึ่งเทคนิคการมองภาพใหญ่จะมีทั้งหมด 3 องค์ประกอบ ด้วยกัน
1. เขียนให้ใคร
เป็นสิ่งที่ต้องโฟกัสก่อนเป็นอันดับแรก ก่อนที่จะเริ่มสื่อสารนั่นคือ สื่อสารกับใคร เพราะทุกการสื่อสารล้วนต้วนต้องการผลลัพธ์ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องระบุให้ชัดว่าใครที่เรากำลังต้องการจะสื่อสารด้วย ซึ่งกลุ่มบุคคลจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม
- Approver ผู้ตัดสินใจ ส่วนใหญ่กลุ่มนี้มักจะเป็นผู้บริหาร หรือหัวหน้า ที่มีเวลาค่อนข้างน้อยในการรับฟัง แต่มักจะถามคำถามเยอะ เรียกได้ว่า เป็นกลุ่มผู้ที่อยากรู้ให้มากที่สุด ในเวลาอันสั้นที่สุด
- Supporter ผู้สนับสนุน กลุ่มคนที่ไม่มีอำนาจสั่งการ แต่จำเป็นต้องมีเขาเหล่านี้ร่วมอยู่ในกระบวนการทำงานด้วย คนกลุ่มนี้จะไม่ได้อยากรู้ทุกเรื่อง แต่อยากรู้เชิงลึกเฉพาะเรื่องที่เขาเกี่ยวข้องด้วย และระยะเวลาการรับฟังก็จะมีมากกว่าคนกลุ่มแรก
- User ผู้ที่มีหน้าที่รับทราบและปฎิบัติตาม โดยไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องในการตัดสินใจ หรือต้องช่วยเหลือ เพียงแค่รับสารเพื่อนำไปปฎิบัติเพียงเท่านั้น
โดยถ้าเรารู้ว่าคนที่เราต้องการสื่อสารเพื่อนำเสนอเป็นคนกลุ่มใด ใน 3 กลุ่มข้างต้นนี้ ก็จะทำให้รู้วิธีการสื่อสารที่ตรงจุดและนำมาซึ่งผลลัพธืที่ต้องการได้เป็นอย่างดี
2. ใส่ใจชื่อ
การตั้งชื่อเป็นตัวกำหนดที่สำคัญมาก ว่าในแต่ละหัวข้อของการนำเสนอจะนำเข้าไปสู่เนื้อหาใด โดยการตั้งชื่อนั้น สิ่งที่ต้องโฟกัสอย่างแรกคือ
- Keyword สำคัญมากที่จะดึกดูดผู้ฟังเพื่อเข้าสู่เนื้อหาสำคัญ
- Period ต้องระบุระยะเวลา ของหัวข้อนั้น ๆ เพื่อให้ผู้รับสาร ไม่เกิดความสับสนว่าสิ่งที่กำลังสื่อสารนั้นถูกจัดอยู่ในช่วงเวลาใด เช่น เอกสารงบประมาณประจำปี(2563) จะเห็นได้ว่าปีพ.ศ.ที่ใส่มาในวงเล็บจะช่วยทำให้เข้าใจตรงกัน ว่าผู้นำเสนอกำลังกล่าวถึงเนื้อหาช่วงระยะเวลาใด
- Issued By / Approved By ต้องระบุว่าใครเป็นเจ้าของ หรือเป็นผู้เขียน เพื่อที่จะทำให้สารที่นำเสนอไปนั้น มีความน่าเชื่อถือ รวมถึงสามารถสืบค้นข้อมูลเพิ่มเติมได้ในภายหลัง เมื่อมีแหล่งอ้างอิงที่ชัดเจน
3. ยึดถือประโยคสำคัญ
ประโยคสำคัญคืออะไร ? เมื่อการสื่อสารจะเกิดขึ้นได้นั้น จำต้องมี 3 ส่วนประกอบนั้นคือ ผู้ส่งสาร ผู้รับสาร และตัวสาร ซึ่งคำว่าประโยคสำคัญ (Key Message) หมายถึงจุดกึ่งกลางระหว่างสิ่งที่ผู้ส่งสารอยากที่จะเล่ากับสิ่งที่ผู้รับสารอยากจะฟัง ประโยคสำคัญ สังเกตได้อย่างไร ? ประโยคที่จะเป็น Key Message ได้นั้นจะต้องส่งผลกระทบเชิงบวกให้กับผู้รับสาร ได้แก่
- ตัดสินใจง่าย
- ทำงานง่าย
- ได้ประโยชน์
การตั้งประโยคสำคัญให้ประสบผลสำเร็จจะต้องกระตุ้น 1 ใน 3 สิ่งข้างต้นนี้ได้ เพราะจะทำให้ผู้รับสารอยากฟังข้อมูลเพิ่มเติม