สำหรับการนำเสนองาน เชื่อว่าในหลายองค์กรมักนิยมเลือกใช้ Power Point เป็นเครื่องมือหลักกันเป็นประจำ ซึ่งปัญหาที่พบ คือ แม้ว่าเราจะมีพื้นฐานการใช้งานมาตั้งแต่สมัยเรียน แต่ก็ต้องยอมรับว่า หลายครั้งสไลด์การนำเสนอของเราก็อาจจะยัง ไม่สมบูรณ์แบบเท่าที่ควร ไม่ว่าจะเป็นการจัดวาง Lay out การใส่สี หรือการเลือกขนาดของข้อความ ซึ่งทั้งหมดนี้ หากทำออกมาไม่ดี จะส่งผลกระทบต่อภาพรวมของสไลด์นำเสนอเป็นอย่างมาก
การนำเสนองานในองค์กร สไลด์ที่นำเสนอจะเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจของหัวหน้างาน หรือผู้บริหาร ได้เป็นอย่างมาก ฉะนั้น เราลองมาใช้วิธีการง่าย ๆ จากส่วนหนึ่งของหลักสูตร Master PowerPoint Presentation กับ 4 กฎที่ต้องระวังในการ Design Slide ในองค์กร เพื่อยกระดับการนำเสนองานให้มีมาตรฐานมากขึ้น
4 กฎ ที่ต้องระวังในการ Design Slide ในองค์กร
- ตัดสิ่งไม่จำเป็นออก เช่น พวกรูปลูกศรใหญ่ ๆ รูปภาพประกอบ หรือเอฟเฟคต่าง ๆ ที่ไม่ได้มีความสำคัญ (Impact) กับเนื้อหา ควรตัดออกให้หมด
- จัดวรรณะของ Font เช่น การเพิ่มหรือลดขนาดตัวอักษร ตามความสำคัญของเนื้อหา ส่วนใดที่โดดเด่นใช้ตัวใหญ่ให้ดึงจุดสายตาของผู้ฟังให้ได้
- จัดตำแหน่งรูปภาพ ภาพที่อยู่ระนาบเดียวกันควรจะต้อง “มีขนาดเท่ากัน” หรือบางรูปภาพใดที่มีความสำคัญจะต้องมีขนาดใหญ่กว่าภาพอื่น
- การจัดสี หลายคนอาจจะเลือกลงสีของสไลด์ไปพร้อมกับการทำเนื้อหา แต่วิธีการที่ถูกต้องคือ การทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้นก่อน แล้วเลือกลงสีเป็น “ขั้นตอนสุดท้าย” เพื่อที่จะเลือกดีไซน์สีได้เหมาะสมกับเนื้อหา
ตัวอย่าง การจัดวาง Slide Presentation
หากลองสังเกตดูเราจะพบว่าใน สไลด์ข้างต้นนี้ มีสิ่งที่ไม่จำเป็นอยู่เยอะพอสมควร ไม่ว่าจะเป็น
ตัดสิ่งไม่จำเป็นออก
- ไอคอนรูปแบงค์ ไอคอนตัว Splash สีส้ม ก็เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น
- การใส่ขนาดลูกศรสีแดงที่ใหญ่เกินไป จนเด่นกว่าเนื้อหาตัวอักษรจริง ๆ ที่ต้องการสื่อ
จัดวรรณะของ Font
- ตัว Font ที่เป็น Key Message กลับเล็กกว่า ตัวอักษรที่มีความสำคัญน้อย เช่น ตัวเลข 75% มีขนาด Font ที่ใหญ่กว่า Keu Message อย่าง “ปิดกิจการชั่วคราว” ทำให้ผู้ฟังอาจจะมองข้ามแก่นเนื้อหาที่ต้องการสื่อไป
จัดตำแหน่งรูปภาพ
- การจัดตำแหน่งรูปภาพ จากสไลด์นำเสนอด้านบนจะเห็นว่า มีการจัดวาง Lay Out รูปภาพที่ไม่สมดุล และโยงภาพที่ดูสับสน ไม่มีการวางภาพจากบนลงล่าง หรือซ้ายไปขวาให้เป็นระเบียบ
การจัดสี
- สีของสไลด์ ไม่มีการคุมโทนของสี ทำให้ดูยากและไม่สบายตา
ตัวอย่าง หลังการจัดวาง Slide ด้วยเทคนิค จากหลักสูตร Master Powerpoint Presentation
