คู่มือแก้ปัญหาฉบับ Manager มือใหม่ ในฐานะหัวหน้ามือใหม่ การเผชิญหน้ากับปัญหาในทีมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่สิ่งที่แตกต่างระหว่างหัวหน้ามือใหม่ที่ประสบความสำเร็จกับคนที่ล้มเหลว คือ “ทักษะการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ” (Systematic Problem Solving) ทักษะนี้ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือในการจัดการปัญหาเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างความมั่นใจ เสริมภาพลักษณ์ และเพิ่มศักยภาพของทีมในระยะยาวได้อย่างมหาศาล บทความนี้จะลงลึกถึงความสำคัญของ Systematic Problem Solving พร้อมทั้งแนวทางจากงานวิจัยของ Gartner ที่สามารถช่วยหัวหน้ามือใหม่รับมือกับ Painpoints หลัก ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Systematic Problem Solving คืออะไร?
Systematic Problem Solving คือกระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจนในการระบุ วิเคราะห์ และแก้ไขปัญหา โดยอาศัยเครื่องมือและวิธีการที่มีประสิทธิภาพ เช่น การตั้งเป้าหมายแบบ SMART การใช้เทคนิค 5 Whys เพื่อค้นหาต้นเหตุของปัญหา และการจัดลำดับความสำคัญตามเกณฑ์ Importance-Expansion-Urgency (IEU) การแก้ปัญหาแบบเป็นระบบนี้ช่วยลดความเสี่ยงของการแก้ปัญหาที่ไม่ตรงจุด และช่วยสร้างแผนการแก้ไขที่ยั่งยืน
ปัญหาที่หัวหน้ามือใหม่ต้องเจอ? เมื่อไม่มีทักษะ Problem Solving
1. รับมือไม่ไหว กับความซับซ้อนของงานและบริหารคน ความขัดแย้งในทีม การจัดการทรัพยากรที่จำกัด หากไม่มีกรอบการแก้ปัญหาที่ชัดเจน เลือกแก้ปัญหาผิดวิธี ปัญหายิ่งทวีความรุนแรงขึ้นระยะยาว
2. สูญเสียความมั่นใจในการตัดสินใจ รู้สึกกังวลว่าจะตัดสินใจผิดพลาด ในสถานการณ์ที่ต้องแก้ปัญหาที่รวดเร็ว เกิดความลังเลล่าช้า จนกระทบโดยตรงต่องานและความเชื่อมั่นจากลูกทีมและผู้บริหาร
3. เจอความขัดแย้งในทีม แต่แก้ไม่เคยตรงจุด มีความเกรงใจ ไม่กล้าพูดตรง ๆ กับปัญหาความขัดแย้งในทีม จึงไม่ได้แก้ไขอย่างเหมาะสม เน้นแก้ปัญหาเฉพาะหน้ามากกว่าหาสาเหตุที่แท้จริง
4. ผลกระทบต่อผลงานและภาพลักษณ์ของทีม หัวหน้าที่ไม่สามารถจัดการปัญหาได้ ส่งผลให้เป้าหมายของทีมไม่บรรลุ ภาพลักษณ์หัวหน้าและทีม ในสายตาผู้บริหารจะลดลงอย่างชัดเจน
5. ความกดดันจากผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารมักคาดหวังว่าหัวหน้าต้องแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ ไม่เช่นนั้น อาจส่งกระทบถึงโอกาสในการเติบโตและการได้รับมอบหมายโครงการสำคัญในอนาคต
5 วิธีจบปัญหาหัวหน้ามือใหม่ จาก Gartner (คู่มือแก้ปัญหาฉบับ Manager มือใหม่)
จากบทความ Gartner เรื่อง “How to Make Sure New Managers Thrive From Day One” ได้รวบรวมเคล็ดลับ การบริหารจัดปัญหาที่ซับซ้อนของหัวหน้ามือใหม่ (Problem Solving) บริหารทีมได้ไว ตั้งแต่ก้าวแรกของการเป็น Manager
1. จัดการความซับซ้อนของงานและการบริหารคน
- Provide Clear Expectations: กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรกสำหรับหัวหน้ามือใหม่ เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนเอง
- Enable Structured Frameworks: สอนการใช้เครื่องมือและกระบวนการแก้ปัญหา เช่น SMART Goals หรือ Root Cause Analysis (5 Whys) เพื่อช่วยในการจัดการปัญหาที่ซับซ้อนและลดความผิดพลาดจากการคิดที่ไม่มีโครงสร้าง
2. เพิ่มความมั่นใจในการตัดสินใจ
- Focus on Leadership Development: แนะนำให้มีโปรแกรมพัฒนาผู้นำ (Leadership Development Program) ที่ช่วยสร้างทักษะการตัดสินใจให้กับหัวหน้ามือใหม่
สนใจหลักสูตรพัฒนาผู้นำ : LDP Adaptive Leadership
- Feedback Loops: สร้างระบบที่หัวหน้าสามารถรับฟีดแบคจากผู้บริหารหรือที่ปรึกษา (Mentors) เพื่อเพิ่มความมั่นใจในกระบวนการตัดสินใจ
3. จัดการความขัดแย้งในทีม แบบตรงจุด
- Develop Empathy and Communication Skills: เน้นให้หัวหน้ามือใหม่พัฒนาทักษะด้านความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) และการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อจัดการความขัดแย้งในทีมอย่างตรงจุด
- Conflict Management Training: เสนอการอบรมด้านการจัดการความขัดแย้ง เพื่อให้หัวหน้ามีเครื่องมือในการระบุและแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ
4. ปัญหาด้านผลงานและการสร้างภาพลักษณ์ของทีม
- Set Measurable Goals: สร้างเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ ซึ่งช่วยให้หัวหน้ามือใหม่และทีมมีแนวทางการทำงานที่สอดคล้องกัน
- Ongoing Support and Coaching: ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เช่น การโค้ช หรือการประชุมติดตามความคืบหน้าของงาน เพื่อให้มั่นใจว่าหัวหน้าใหม่และทีมสามารถบรรลุเป้าหมายได้
5. แก้ปัญหาความกดดันจากผู้บริหารระดับสูง
- Encourage Cross-Level Collaboration: แนะนำให้สร้างความร่วมมือระหว่างหัวหน้ามือใหม่และผู้บริหารระดับสูง เพื่อสร้างความไว้วางใจและลดความกดดัน
- Leadership Mentorship: มอบหมายผู้บริหารหรือหัวหน้าที่มีประสบการณ์เป็นที่ปรึกษาให้กับหัวหน้ามือใหม่ เพื่อช่วยแนะนำแนวทางการทำงานและการจัดการความคาดหวัง
พัฒนาทักษะไปกับหลักสูตร Systematic Problem Solving
เปลี่ยนหัวหน้ามือใหม่ ลดความขัดแย้งในทีม เก่งแก้ปัญหาได้ตรงจุด
บทความที่น่าสนใจอื่นๆ : ประเมินผลงานอย่างไรให้ได้ใจลูกทีม [ฉบับหัวหน้ามือใหม่] , 5 หลุมพรางของทีม ที่หัวหน้ามือใหม่ต้องเร่งแก้ไข